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Contract Manager


Job description

Le texte français suit le néerlandais

Als Contract Manager vervul je een verbindende rol tussen de Business Relationship Partner, de afdeling Solution Delivery en de leverancier(s) met het oog op het uitbouwen, onderhouden en versterken van de relaties om:

1. best practice-strategieën uit te werken om de leveringsrisico’s te identificeren en te beheren;
2. de leveringen af te stemmen op de 1-IT-doelstellingen en -structuren;
3. de businessvereisten in overeenstemming te brengen met de prioriteiten, en in voorkomend geval in te staan voor het beslechten van geschillen met leveranciers;
4. erover te waken dat Ypto haar financiële en opleveringsdoelstellingen met de leverancier behaalt;
5. de leverancier bij te staan in zijn inspanningen om succesvol te opereren binnen NMBS en Ypto.

De Contract Manager werkt nauw samen met de Business Relationship Managers en je collega-Contract Managers om de toelichting, goedkeuring en rapportering van SLA’s te faciliteren.

1. Relatiebeheer :

o Neemt het voortouw in de onderhandeling van contractuele aangelegenheden met de leverancier
o Treedt op als contractuele tussenpersoon tussen de bedrijfsmedewerkers en de leverancier, zorgt voor een tijdige beoordeling van afwijkingen en voor de
aanvaarding of onderhandeling ervan.
o Staat in voor de opvolging van transacties (mijlpalen, deliverables, facturatie, enz.)
o Bewaakt de naleving van SLA’s.
o Verleent de nodige samenwerking met de interne diensten van NMBS.

2. Contractrisico- en financieel beheer:

o Werkt bestpracticestrategieën uit om de leveranciersrisico’s te identificeren, voert beheersplannen (om te vermijden dat risico’s zich zouden voordoen) en noodplannen (om risico’s te bestrijden die zich ondanks de beheersplannen hebben voorgedaan) door.

o Werkt samen met de risicobeheer-/financiële afdeling om de contractuele vereisten te coördineren.
o Werkt samen met de financiële afdeling om te voldoen aan globale financierings- en risicovereisten, zoals opbrengsterkenning, prijs- en kortingsbeleid, enz.
o Heeft inzicht in “financial engineering” en in de beoordeling van de economische impact van terms en term options;

3. Beheer en communicatie van contracten:

o Belast zich binnen het contractteam met het beheer van de contractregistratie en -documentatie, zoals de ontvangst en controle van alle contractcorrespondentie, contactinformatiefiches voor de leverancier, aanpassingen aan het contract, statusrapporten en andere documentatie voor alle projecten.

o Stelt indien nodig richtlijnen op rond contractuele aangelegenheden voor projectmanagers of ander uitvoerend personeel, met inbegrip van opleidingen voor nieuwe projectmanagers en andere werknemers over contractuele procedures.
o Ontwikkelt en implementeert contractbeheer- en administratieve procedures in overeenstemming met het bedrijfsbeleid.
o Draagt waar nodig bij tot het bedrijfsbeleid
o Ziet erop toe dat het bedrijfspersoneel de vastgelegde procedures naleeft.
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En tant que Contract Manager, vous agissez comme un intermédiaire entre le Business Relationship Partner, le département Solution Delivery et le fournisseur dans le but de construire, d’entretenir et de renforcer les relations afin de :

1. Concevoir des stratégies de meilleures pratiques pour mettre en évidence et gérer les risques de livraison des fournisseurs ;
2. Aligner les livraisons du fournisseur sur les objectifs et les cadres de travail de 1-IT ;
3. Assurer la correspondance entre les exigences business et les priorités et, si nécessaire, l’arbitrage auprès des fournisseurs ;
4. Veiller à ce qu’Ypto réalise ses objectifs financiers et de livraison avec le fournisseur ;
5. Assister le fournisseur dans ses efforts en vue de la réussite de ses projets au sein des organisations de la SNCB et d’Ypto.

Le Contract Manager travaille en étroite collaboration avec le Business Relationship Manager et les Contract Managers pour faciliter la clarification, l’approbation et le reporting des SLA.

1. Gestion des relations:

o Dirige les discussions des aspects contractuels avec le fournisseur.

o Agit en tant « qu’intermédiaire » du contrat, entre les collaborateurs de la société et le fournisseur, assure une évaluation opportune des écarts de même que leur approbation ou conciliation.
o Assure le suivi des transactions (étapes, produits livrables, facturation, etc.)
o Veille à la conformité aux accords de niveau de service (SLA).
o Fournit la coopération nécessaire avec les services internes de la SNCB.

2. Gestion des risques contractuels et financière:

o Développe des stratégies de meilleures pratiques pour déceler les risques fournisseur, met en place des plans de prévention (pour éviter la réalisation des risques) et des plans d’urgence (pour gérer les risques qui se sont concrétisés malgré les plans de prévention).

o Collabore avec le département de gestion des risques et le département financier pour coordonner les exigences contractuelles.

o Collabore avec le département financier pour assurer la conformité aux exigences plus larges en matière de financement et de risque, telles que la comptabilisation des revenus, les politiques tarifaires et de réduction, etc.

o Possède des notions en « ingénierie financière » et comprend et évalue l’incidence économique des termes et options à terme. 

3. Gestion et communication des contrats:

o Au sein de l’équipe dédiée à la gestion des contrats, prend en charge la gestion de l’enregistrement et de la documentation du contrat, telle que la réception et la vérification de toute correspondance liée au contrat, les fiches d’informations de contact des fournisseurs, les modifications au contrat, les rapports d’avancement et les autres documents pour tous les projets.

o Établit, si nécessaire, des directives quant aux aspects du contrat pour les gestionnaires de projet ou tout autre membre du personnel opérationnel, y compris la formation des nouveaux Project Managers et des autres collaborateurs quant aux procédures liées au contrat.
o Développe et met en œuvre des procédures de gestion des contrats et des procédures administratives conformément à la politique de la société.
o Contribue le cas échéant à la politique de la société.
o Contrôle que le personnel du business se conforme aux procédures établies.

Requirements

Le texte français suit le néerlandais

▪ Masterdiploma economie of ingenieur of gelijkwaardig door ervaring

▪ Min. 4 jaar ervaring in Vendor Relationship Management

▪ Ervaring in het beheren van grote contracten en in staat om autonoom te werken
▪ In staat om problemen op een gestructureerde manier aan te pakken en daarbij meerwaarde te bieden

▪ Neemt resultaatgerichte initiatieven en is in staat in onderhandelingssituaties te opereren
▪ Goede kennis van Nederlands, Frans en Engels, gesproken en geschreven

▪ Algemene kennis van IT en MS Office

▪ Kennis van contractmodellen, financiële modellen, budgettering en risicobeheer

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▪ Master en économie ou ingénieur ou équivalent par expérience

▪ Min. quatre ans d’expérience dans la gestion des relations avec les fournisseurs 
▪ Dispose d’une expérience dans la gestion d’un contrat important et peut travailler de manière autonome
▪ Est capable de gérer les problèmes de façon structurée, en assurant une valeur ajoutée.
▪ Prend des initiatives orientées sur les résultats et est performant dans les environnements de négociation.
▪ Excellente maîtrise du néerlandais, du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit 

▪ Connaissances informatiques générales et MS Office

▪ Connaissance des modèles de contrats, des modèles financiers, de la budgétisation et de la gestion des risques