Hoe verwerkt Ypto jouw persoonsgegevens?

We begrijpen dat jouw privacy belangrijk is voor jou en we doen dan ook al het nodige om die te respecteren. We willen jou onmiddellijk geruststellen: jouw persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden door Ypto nv. (Tweestationsstraat 84A, 1070 Brussel). We bezorgen jouw persoonsgegevens niet aan derden die ze willen gebruiken om jou hun eigen producten of diensten aan te prijzen. Hieronder kan je in detail lezen hoe we jouw gegevens wel gebruiken.

Wanneer u beslist om ons jouw persoonsgegevens te bezorgen, bevestig je dat je deze privacyvoorwaarden hebt doorgenomen.

Welke gegevens we gebruiken, waarvoor we de gegevens gebruiken en hoe lang we ze bijhouden, wordt bepaald door de reden waarom we de gegevens verwerken. Meer informatie daarover vind je hieronder.

Ik bel, neem contact op via de website of via mail met een vraag of klacht

Om je vraag of reactie te kunnen behandelen, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, voornaam
  • Telefoonnummer of (e-mail)adres

In principe verwerken we minstens jouw naam en voornaam. Om je onze reactie op jouw vraag of melding te kunnen bezorgen, verzamelen we ook het adres waarop we jou kunnen contacteren (postadres of e-mailadres), of jouw telefoonnummer.

Andere gegevens

Indien de specifieke kenmerken van jouw vraag of reactie het vereisen en we bijkomende persoonsgegevens nodig hebben, of als jij ons die vrijwillig bezorgt, zullen we die gegevens gebruiken.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken jouw gegevens om jouw vraag of reactie te behandelen. Zonder die gegevens kunnen we jouw vraag of reactie niet beoordelen.

Daarnaast verwerken we jouw gegevens om onze dienstverlening continu te verbeteren, marktstudies uit te voeren, fraude te voorkomen en nieuwe producten te ontwikkelen. Het is mogelijk dat jouw gegevens verwerkt worden in het kader van interne auditactiviteiten. Die activiteiten kaderen in het legitiem belang van Ypto. Daarbij waken we er steeds over dat we jouw belangen ten minste evenveel aandacht geven als de belangen van Ypto.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

We kunnen jouw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Ypto als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak.

Daarnaast zijn we soms verplicht jouw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten.

In principe bezorgen we jouw persoonsgegevens enkel aan natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bevinden in een land dat een beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt dat minstens gelijk is aan wat je in België geniet. Indien we daarrvan zouden willen afwijken, zullen we jou daarvan op de hoogte brengen en zullen we jouw toestemming daarvoor vragen.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Als we jouw persoonsgegevens niet nodig hebben voor een verwerking waarvoor een langere bewaartermijn vereist is, worden de hierboven vermelde gegevens bijgehouden tot 12 maanden na de volledige afwikkeling van uw vraag of reactie.

Solliciteren

Om jouw kandidatuur te behandelen en jou te informeren over de openstaande vacatures bij Ypto en over de evenementen die in dat kader worden georganiseerd, verwerken we de volgende persoonsgegevens.

  • Naam, voornaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Cv
  • Eventueel motivatiebrief

Als Ypto jouw werkgever wordt, zullen die gegevens worden verzameld/gebruikt voor jouw verdere aanwerving.

We verwerken die gegevens om jou eventuele enquêtes te kunnen bezorgen.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden gebruikt om uw sollicitatie te verwerken.

Deze activiteiten kaderen in het legitieme belang van Ypto. Daarbij waken we er steeds over dat we jouw belangen minstens evenveel aandacht geven als de belangen van Ypto.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

We kunnen jouw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Ypto als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak.

In principe bezorgen we jouw persoonsgegevens enkel aan natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bevinden in een land dat een beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt dat ten minste gelijk is aan wat je in België geniet. Indien we daarvan zouden willen afwijken, zullen we jou daarvan op de hoogte brengen en zullen we jouw toestemming daarvoor vragen.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Indien jouw kandidatuur niet weerhouden wordt, zullen jouw contactgegevens en cv uiterlijk één jaar na de sollicitatiedatum gewist worden. Op die manier kunnen we jou eventueel nog contacteren voor een andere opportuniteit. Uiteraard kan je jouw gegevens sneller laten wissen, tenzij er een verplichting is om die langer bij te houden.

Ik ben een leverancier of professionele klant van Ypto of een contactpersoon van een leverancier of professionele klant van Ypto.

Wanneer jij als fysiek persoon een leverancier of professionele klant van ons bent of je optreedt als contactpersoon voor een leverancier of professionele klant van ons, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, voornaam en adres
  • Telefoonnummer of e-mailadres

In principe verwerken we minstens jouw naam en voornaam. Om jou te kunnen contacteren, verwerken we jouw telefoonnummer en e-mailadres.

Resultaten van en persoonsgegevens opgenomen in een kredietwaardigheidsonderzoek.

Om jou te kunnen aanvaarden als leverancier, zijn we soms genoodzaakt om kredietwaardigheidsonderzoeken uit te voeren.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken jouw gegevens om het contract met jou of met de leverancier of professionele klant waarvoor jou optreedt te kunnen uitvoeren en jou op de hoogte te brengen van belangrijke informatie, waaronder commerciële informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van het contract.

Daarnaast verwerken we jouw gegevens omonze dienstverlening continu te verbeteren, marktstudies uit te voeren, fraude te voorkomen en nieuwe producten te ontwikkelen. Het is mogelijk dat jouw gegevens verwerkt worden in het kader van interne auditactiviteiten. Die activiteiten kaderen in het legitieme belang van Ypto. Daarbij waken we er steeds over dat we jouw belangen minstens evenveel aandacht geven als de belangen van Ypto.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

We kunnen jouw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Ypto als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak.

Daarnaast zijn we soms verplicht jouw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten.

In principe bezorgen we jouw persoonsgegevens enkel aan natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bevinden in een land dat een beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt dat minstens gelijk is aan wat je in België geniet. Indien we daarvan zouden willen afwijken, zullen we jou daarvan op de hoogte brengen en zullen we jouw toestemming daarvoor vragen.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Als we jouw persoonsgegevens niet nodig hebben voor een verwerking waarvoor een langere bewaartermijn vereist is, houden we jouw persoonsgegevens gedurende de looptijd van het contract met jou, als professionele klant of leverancier of met de leverancier of professionele klant waarvoor jij optreedt als contactpersoon, verlengd met één jaar.

Ik kom op bezoek in het kantoor of bedrijfsgebouw van Ypto

Wanneer jij je als fysiek persoon aanmeldt in ons kantoor of bedrijfsgebouw, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, voornaam en e-mailadres
  • Telefoonnummer indien beschikbaar

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

We gebruiken jouw gegevens om op te volgen wie zich in onze kantoren bevindt in het geval van een incident of calamiteit. Daarnaast gebruiken wij ook jouw gegevens om de juiste contactpersoon op de hoogte te brengen van jouw bezoek.

Aan wie kunnen we jouw gegevens bezorgen?

We kunnen jouw persoonsgegevens bezorgen aan andere natuurlijke personen of rechtspersonen die voor Ypto als onderaannemers handelen. In dat geval hebben ze alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun taak.

Daarnaast zijn we soms verplicht jouw gegevens te bezorgen aan bevoegde autoriteiten.

In principe bezorgen we jouw persoonsgegevens enkel aan natuurlijke personen of rechtspersonen die zich bevinden in een land dat een beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt dat minstens gelijk is aan wat je in België geniet. Indien we daarvan zouden willen afwijken, zullen we jou daarvan op de hoogte brengen en zullen we jouw toestemming daarvoor vragen.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

We houden jouw persoonsgegevens bij gedurende de looptijd van jouw bezoek en maximum tot één week na jouw bezoek.

Ik bezoek (regelmatig) de website van Ypto

Wanneer je onze website bezoekt, bezorg je bepaalde persoonsgegevens aan Ypto.

Toepassingsgebied

Lees dit deel van onze privacyverklaring om meer te weten te komen over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken op onze website (met name www.ypto.be).

Verzameling, verwerking en doeleinden van persoonsgegevens op de website

Bij ieder bezoek aan de website worden verschillende persoonsgegevens en logbestanden over jou verzameld, met name jouw IP-adres, de website van waaruit je naar de website wordt doorgelinkt, de datum en duur van je bezoek, je browser, je besturingssysteem, je surfgedrag en in het bijzonder de pagina’s die je bezoekt.

Die gegevens gebruiken we uitsluitend voor statistische doeleinden en om de werking en het gebruik van de website te analyseren en te optimaliseren. Daarvoor maken we gebruik van de diensten van derde partijen, aan wie die gegevens met dat doel worden meegedeeld.

Zodra je bezoek zich niet beperkt tot algemene informatievergaring en meer bepaald wanneerje via de website Ypto contacteert of akkoord gaat met de ontvangst van bepaalde informatie over onze producten en diensten, worden ook andere gegevens gevraagd en/of verzameld, waaronder je naam, e-mailadres  en eventueel telefoonnummer.

Dergelijke gegevens gebruiken we om jouw vraag, mededeling of verzoek te kunnen behandelen en daarop te antwoorden.

Cookies

Op de website worden zogenaamde cookies gebruikt, zijnde kleine informatiebestanden die door de server van een website via de browser tijdelijk of permanent op uw computer of toestel worden opgeslagen en die het gebruik van de website vereenvoudigen, vervolledigen en personaliseren.

Je kunt in je browser de opslag van cookies uitschakelen of opgeslagen cookies verwijderen, maar dat kan leiden tot verminderde functionaliteit, vertraging of onbruikbaarheid van bepaalde delen van de website.

Voor meer informatie aangaande cookies en de manier waarop je die, al naargelang het gebruikte type van browser, kunt verwijderen, verwijzen we naar de volgende website: www.allaboutcookies.org.

We maken gebruik van de volgende cookies:

  • Strikt noodzakelijke cookies

Dit zijn cookies die je in staat stellen om de website te bekijken, de functies op de website te gebruiken en toegang tot beveiligde of geregistreerde gedeelten te krijgen. Indien het gebruik van deze cookies wordt uitgeschakeld, kan je bepaalde delen van de website niet naar behoren gebruiken.

  • Functionaliteitscookies

Dit zijn cookies die ons in staat stellen om jouw keuzes en voorkeuren (zoals taalkeuze, e.d.) te onthouden, om het gebruiksgemak van de website te verhogen en je relevantere informatie te kunnen tonen.

  • Analytische cookies

Dit zijn cookies die tot doel hebben om informatie te verzamelen over de manier waarop je de website gebruikt, zoals informatie aangaande de bezochte pagina’s of het aantal weergegeven foutmeldingen, om het gebruik van de website te analyseren en te optimaliseren.

Het is mogelijk dat de informatie die het gebruik van deze cookies oplevert, verzameld wordt bij een derde partij. Voor het bezorgen van informatie aan Ypto om de website en haar diensten te verbeteren, treden die derden op als onderaannemer voor Ypto. Je vindt hieronder informatie over die derden en hoe ze gebruikmaken van de informatie die via de cookies verzameld worden.

Google Analytics

De website maakt gebruik van Google Analytics. Die webanalyse-service, die wordt aangeboden door Google Inc. (‘Google’), maakt gebruik van analytische cookies. De informatie die via de cookies verzameld wordt over het gebruik van de website door een bezoeker, wordt samen met het IP-adres van die bezoeker naar Google gestuurd en door Google opgeslagen.

Google kan die informatie bijvoorbeeld gebruiken voor het volgende:

  1. Rapporten met betrekking tot advertentieactiviteit leveren aan adverteerders en websites die de advertenties hosten en ervoor zorgen dat die website-uitgevers worden betaald
  2. Website- en app-eigenaren die Google Analytics gebruiken, helpen te begrijpen hoe bezoekers omgaan met hun sites of apps
  3. Fraude en andere beveiligingsrisico’s detecteren en bestrijden om gebruikers en partners te beschermen, haar wettelijke verplichtingen nakomen en haar producten verbeteren
  4. Voor alle bovenstaande activiteiten, met uitzondering van punt 2, treedt Google op als verantwoordelijke voor de verwerking en gebeurt de verwerking van de gegevens die Google over uw gebruik van de website verzamelt, op haar verantwoordelijkheid

Hoe kan je beheren welke informatie naar Google wordt verzonden?

Hier volgen enkele manieren waarop je kunt beheren welke informatie wordt gedeeld door je webbrowser wanneer je de website bezoekt:

  1. Als je niet wilt dat Google Analytics wordt gebruikt in je browser, kan je de browser-add-on voor Google Analytics installeren. Meer informatie over Google Analytics en privacy.
  2. Als je bent aangemeld op je Google-account, kan je – afhankelijk van je accountinstellingen – bepaalde gegevens die Google verzamelt van door jou bezochte sites en apps, bekijken en bewerken.
  3. Met de incognitomodus in Chromekan je surfen op internet zonder dat webpagina’s en bestanden worden vastgelegd in je browsergeschiedenis. Cookies worden verwijderd nadat je alle incognitovensters en -tabbladen hebt gesloten. Je bladwijzers en instellingen worden opgeslagen totdat je ze verwijdert.
  4. Via Advertentie-instellingenkan je beheren welke advertenties van Google je op internet te zien krijgt. Je kunt ontdekken hoe advertenties voor jou worden geselecteerd, je afmelden voor personalisatie van advertenties en specifieke adverteerders blokkeren. Meer informatie over advertenties.
  • Publicitaire cookies

Dit zijn cookies die we gebruiken om jou gepersonaliseerde en relevantere advertenties aan te bieden, te bepalen hoeveel keer een bepaalde publiciteit reeds werd getoond, de effectiviteit van een bepaalde reclamecampagne te berekenen, gegevens over een vorig bezoek bij te houden en om de verzamelde gegevens te delen met de betrokken derde partijen, zoals de adverteerders. Ze worden op de website gebruikt en op uw apparaat geplaatst door derden zoals de ondernemingen die aan Ypto gelinkt zijn en de adverteerders die deel uitmaken van het publiciteitsnetwerk van de website.

Op welke grond verwerken we jouw gegevens?

In de meeste gevallen zullen we jouw gegevens verwerken om het contract dat tussen Ypto en jou bestaat, te kunnen uitvoeren.

Daarnaast zijn we in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Daarnaast kaderen een aantal van de verwerkingen in het legitieme economische belang van Ypto. Voorbeelden daarvan zijn het bestrijden van fraude en het voeren van marktonderzoeken. Daarbij wordt er steeds nagegaan of jouw belang bij de bescherming van jouw privéleven en jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens niet opwegen tegen het belang van Ypto. Als dat effectief het geval is, kan Ypto niet tot die verwerking overgaan of moet ze die aanpassen zodat die wel in evenwicht is met jouw belangen.

Ten slotte zullen we een aantal verwerkingen baseren op jouw toestemming. Dat is bijvoorbeeld het geval bij elektronische direct marketing en bij het verwerken van specifieke categorieën van persoonsgegevens, bijvoorbeeld het nemen van foto’s. Die toestemming zal in de meeste gevallen blijken uit een actieve handeling die je stelt (bijvoorbeeld het bezorgen van je persoonsgegevens aan ons of aan een fotograaf die jouw expliciete toestemming vraagt om de foto te nemen). Je kunt steeds je toestemming intrekken. De verwerkingen die we tot aan die intrekking hebben uitgevoerd, blijven dan wel geldig en gerechtvaardigd.

Hoe lang houden we jouw gegevens bij?

Wanneer de wet een minimumbewaartermijn oplegt, zijn we steeds verplicht om jouw gegevens ten minste voor die termijn te bewaren. Voorbij die minimumbewaartermijn en waar de wet geen bewaartermijn vastlegt, hebben we voor het bepalen van de termijn een afweging gemaakt van jouw belangen en die van Ypto waarbij de belangen van Ypto nooit groter mogen zijn dan die van jou, van de snelheid waarmee gegevens verouderen en de redenen waarom jouw gegevens verwerkt worden.

Indien we jouw gegevens voor verschillende redenen verwerken, zal steeds de langste bewaartermijn toegepast. De mogelijkheid voor de betrokken diensten van Ypto om gebruik te maken van jouw persoonsgegevens zal wel bepaald worden door de specifieke bewaartermijn die voor die dienst van toepassing is: als voor die dienst de bewaartermijn verstreken is, zal ze de gegevens niet meer kunnen gebruiken.

Na het verstrijken van die termijn zullen jouw gegevens uit onze databanken verwijderd worden of zullen ze geanonimiseerd worden zodat we ze niet meer aan jou kunnen linken.

Meer informatie over de exacte bewaartermijn van jouw gegevens vind je hierboven vermeld in de informatie voor de specifieke verwerking.

Waarmee kunnen wij jou helpen betreffende jouw persoonsgegevens?

Je kunt je verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.

Je kunt je zich op elk ogenblik gratis verzetten tegen de verwerking van je gegevens voor directmarketingdoeleinden. Dat geldt zowel voor de gewone verwerking als voor de profilering die gebruikt wordt voor die direct marketing.

Je kunt van ons een overzicht ontvangen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.

Je hebt het recht tot inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Dat overzicht kan je helpen om na te gaan of je ook van je andere rechten (bijvoorbeeld je recht tot wijziging van gegevens) gebruik wil maken.

Je kunt ons vragen om je persoonsgegeven aan te passen of aan te vullen.

Indien je merkt dat de persoonsgegevens die we over jou bezitten onjuist of onvolledig zijn, kan je ons vragen om die aan te passen, respectievelijk aan te vullen. Dat laatste kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien er gevolgen gekoppeld worden aan de persoonsgegevens.

Je kunt ons vragen om bepaalde van je persoonsgegevens te verwijderen.

Je hebt op basis van de privacyregels het recht om ons te vragen bepaalde gegevens te verwijderen. Dat is enkel mogelijk wanneer die gegevens niet meer nodig zijn om een bepaald doel te bereiken.

Je kunt ons vragen om jouw persoonsgegevens in een elektronisch leesbaar formaat te ontvangen om ze te bezorgen aan een andere organisatie of bedrijf.

Op basis van de privacyregels heb je het recht op de overdraagbaarheid van jouw gegevens. Je kunt ons dus vragen om alle persoonsgegevens die je ons bezorgd hebt te ontvangen in een elektronisch formaat dat gelezen kan worden.

Je kunt een gegeven toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming kan je die te allen tijde intrekken. Afhankelijk van het tijdstip van intrekking van jouw toestemming kan dat ertoe leiden dat we bepaalde zaken niet meer kunnen bezorgen aan jou.

Je kunt vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken tot bepaalde doelen.

De privacyregels verlenen jou het recht om ons te vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken tot bepaalde doeleinden. Het zal echter voor ons niet altijd mogelijk zijn om aan dat verzoek te voldoen, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te verwerken.

Hoe kan ik dat doen?

Je kunt je verzetten tegen het gebruik van jouw gegevens voor direct marketing door de knop ‘Uitschrijven’ aan te klikken die je in alle directmarketingdocumenten zal terugvinden.

Daarnaast kan je ook een geschreven verzoek met bewijs van je identiteit sturen naar Ypto – Privacy, Tweestationsstraat 84A, 1070 Brussel of naar dpo-ypto@belgiantrain.be.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld die ons adviseert over de privacyregels en nagaat of Ypto de privacyregels naleeft.

Daarnaast waken we erover dat uitsluitend de personen die jouw persoonsgegevens effectief moeten verwerken voor hun professionele activiteiten binnen Ypto, toegang hebben tot jouw gegevens.

Voor alle belangrijke bestaande processen en alle nieuwe verwerkingsprocessen voeren we een Privacy Impact Assessment uit waarin met de hulp van onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) nagegaan wordt of de privacyregels nageleefd worden en of jouw persoonsgegevens steeds voldoende beschermd worden. Indien die assessments resulteren in verbeterpunten voor ons, worden die strikt opgevolgd en moet er een oplossing voor worden gevonden vooraleer de verwerking te starten.

We verbinden ons ertoe om alle gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking. Om die veiligheid te garanderen, maken we onder meer periodieke back-ups.

Contactgegevens

Ypto, naamloze vennootschap, (maatschappelijke zetel) Tweestationsstraat 84A 1070 Brussel, RPR Brussel: BE 0821.220.410.

Ypto is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en ziet toe op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van deze gegevens.

De dienst Data Protection Office en de Functionaris voor Gegevensbescherming van Ypto kan u contacteren Ypto – Privacy, Tweestationsstraat 84A, 1070 Brussel of via dpo-ypto@belgiantrain.be.

Als je niet tevreden bent over de manier waarop Ypto jouw persoonsgegevens verwerkt en over de reactie die je van onze Functionaris voor Gegevensbescherming op je klacht hebt ontvangen, kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. We verwijzen je in afwachting daarvan naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Ypto behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid steeds te wijzigen.