In deze functie bied je algemene administratieve en -projectondersteuning aan het team Facility Security Management (FSM) van de afdeling Operations.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

  • Fungeren als aanspreekpunt voor allerlei vragen m.b.t. het team (aan- en afwezigheden, lopende projecten, ...)
  • Organiseren van diverse meetings (steerco's, project meetings, ...) zowel virtueel als fysiek, beheren van de documentatie en die ter beschikking stellen van de deelnemers, opstellen van vergaderverslagen, ...
  • Ondersteunen van de Technical Project Managers werkzaam binnen het team:
    • Up-to-date houden van de projectplanning door opvolgmeetings in te plannen met de verantwoordelijke PM's en de statusrapportering te bewaken
    • Opmaken van offertes op basis van de input van de PM's
    • Verzamelen van financiële informatie over de verschillende projecten en deze ter beschikking stellen van de PM's
    • Zorgen voor maandelijkse projectrapportering naar de verschillende stakeholders
    • Ondersteunen van de PM's voor de nacalculatie van de projecten
  • Andere taken in functie van de noden en prioriteiten:
    • Ondersteunen van de verantwoordelijke door follow-upmeetings te organiseren en hierover te rapporteren
    • Ondersteuning bieden bij de tijdige administratieve opvolging m.b.t. timesheets, projectbeheer, enz. in de verschillende tools

Vereisten

  • Je krijgt energie van het opbouwen en onderhouden van positieve relaties met diverse interne en externe stakeholders en je kan vlot je communicatie aanpassen in functie van je gesprekspartner (leverancier, bezoeker, klant, ...) 
  • Je kan op een transparante, duidelijke en efficiënte manier alle belanghebbenden informeren, bv. over de projectstatus of over wat er van hen verwacht wordt 
  • Je neemt initiatief, bent oplossingsgericht en werkt graag autonoom
  • Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt idealiter 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
  • Ervaring met budgetopvolging/-analyse is een mooi pluspunt
  • Je kan je, zowel schriftelijk als mondeling, vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels

Ons aanbod

Binnen onze open bedrijfscultuur werk je achter de schermen mee aan de digitale transformatie van NMBS. Je hebt een job met maatschappelijke impact en ruimte voor eigen inbreng. Naast een goede work-life balans en een marktconforme verloning bestaat je pakket uit:

  • Mogelijkheid tot 3 dagen telewerk per week + flexibel uurrooster
  • 35 verlofdagen
  • Abonnement openbaar vervoer
  • Hospitalisatieverzekering (inclusief tandzorg) voor het hele gezin, groeps- en invaliditeitsverzekering (cafetariaplan), zonder eigen bijdrage
  • Maaltijd- en ecocheques
  • Nettovergoeding voor telewerk + internetbudget
Solliciteer voor deze vacature
Solliciteer voor deze vacature
Locatie icoon

Anderlecht

Departement icoon

Business Support

Contract type icoon

fulltime

Nog een vraag?
Contacteer onze HR Business partner

Evi Janssens
Neem contact op

Deel deze vacature

FacebookWhatsAppEmail

3 redenen om te kiezen voor Ypto

Icoon uitdagingen: bergtop

Uitdagende projecten

Bij Ypto sta je nooit stil. Elke dag brengt afwisseling en een uitdaging om te innoveren en zo tot de beste oplossing te komen voor onze klant. 

Maatschappelijke impact icoon

Maatschappelijke impact

Je werkt mee aan de toekomst van de Belgische spoorwegen, en creëert een voelbare impact op miljoenen mensen.  

Doorgroeimogelijkheden icoon

Groeimogelijkheden

Initiatief, vertrouwen en zelf-sturing staan centraal. Je krijgt de steun van collega’s om jezelf te ontwikkelen en de mogelijkheid om te groeien. 

Sollicitatieprocedure

Heb je gesolliciteerd bij Ypto? Of ben je benieuwd naar hoe onze sollicitatieprocedure verloopt? De vier stappen hieronder worden telkens gevolgd. Afhankelijk van de functie kan er nog een gesprek of assessment bijkomen.

1

CV-screening

We  bekijken je cv grondig en gaan na of die aansluit bij het gezochte profiel. Het is mogelijk dat we je kort opbellen om te vragen naar je motivatie en ervaring. 

2

Gesprekken & vragenlijst

Na een positieve screening word je uitgenodigd voor een (video)gesprek met je rechtstreeks leidinggevende en je HR Business Partner. Tijdens deze gesprekken praten we over je motivatie, kennis, ervaring, vaardigheden en de inhoud van de functie. Ook bespreken we de online vragenlijst die je voorafgaand aan het gesprek hebt ingevuld. 

3

Referentieonderzoek

Tenslotte nemen we contact op met de door jou opgegeven referenties. Op die manier kunnen we ons een nog beter beeld vormen van jou.

4

We hebben een match: welkom bij Ypto!

Ben je geselecteerd? Dan maken we graag een aantrekkelijk voorstel op zodat we je met veel plezier kunnen verwelkomen in onze organisatie. 

Solliciteer spontaan

Wil je samen met ons werken aan de toekomst van NMBS, maar vind je niet meteen de juiste vacature? Solliciteer dan spontaan en wie weet behoor jij binnenkort wel tot ons team!