Als Management Assistant ben je een essentiële pijler voor het Management Team van B-IT (Ypto), zowel vanuit een organisatorisch, administratief als communicatief oogpunt. Dankzij je efficiëntie en discretie draag je bij aan het goed functioneren van het Magament Team.
Je bent proactief en anticipeert op de taken. Je nauwkeurigheid stelt je in staat om meerdere verantwoordelijkheden te combineren (organisatie van evenementen, projectopvolging, informatiebeheer, agendabeheer, enz.).
Als Management Assistant voor het Management Team, omvatten je verantwoordelijkheden onder andere:
- Je behandelt de binnenkomende informatie voor het MT. Je centraliseert, analyseert en filtert de informatie en zorgt ervoor dat het MT op het juiste moment goed geïnformeerd is. Je zorgt ervoor dat alle relevante antwoorden binnen de gestelde termijnen worden gegeven.
- In overleg met het MT organiseer en herorganiseer je zijn agenda, waarbij je de mate van urgentie en belangrijkheid bepaalt.
- Je assisteert het MT bij de verwerking en uitwerking van diverse dossiers of documenten: je voert onderzoek uit, structureert en bereidt documenten voor, maakt presentaties of diverse overzichtstabellen, en doet rapportages.
- Je volgt de acties van het MT op het gebied van public relations en communicatie (bijvoorbeeld externe presentaties, openbare communicatie, evenementen, enz.).
- Je onderhoudt de link met de stakeholders van NMBS en draagt bij aan het imago van het bedrijf. Je bent de interface tussen het T en interne/externe stakeholders.
- Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van het documentbeheer binnen het CIO Office: je definieert en onderhoudt de structuur, verbetert het documentbeheersysteem, beheert de gegevens en coacht de gebruikers.
Vereisten
- Relevante ervaring administratief beheer van personeelsdossiers
- Tweetalig NL-FR, EN is ook gewenst
Je vaardigheden en persoonlijkheid:
- Je hebt een neus voor cijfers en vindt het leuk als alles tot op de cent onder controle is
- Je bent klantgericht en tegelijkertijd assertief
- Je communiceert helder en transparant
- Je houdt van verandering en hebt een goed aanpassingsvermogen
- Je bent in staat om zelfstandig te werken, je prioriteiten te stellen en onderscheid te maken tussen het dringende en het belangrijke
Ons aanbod
Binnen onze open bedrijfscultuur werk je achter de schermen mee aan de digitale transformatie van NMBS. Je hebt een job met maatschappelijke impact en ruimte voor eigen inbreng. Naast een goede work-life balans en een marktconforme verloning ontvang je de volgende voordelen:
- Mogelijkheid tot telewerk + flexibel uurrooster
- 35 verlofdagen
- Abonnement openbaar vervoer
- Uitgebreid verzekeringspakket - aansluiting zonder eigen bijdrage, m.u.v. ambulante kosten voor gezinsleden
- Hospitalisatie en tandzorg voor het hele gezin
- Ambulante kosten (= medische kosten los van hospitalisatie)
- Groepsverzekering: aanvullend pensioen, arbeidsongeschiktheid en overlijden (cafetariaplan)
- Arbeidsongevallen (bovenwettelijk)
- Maaltijd- en ecocheques
- Nettovergoedingen voor telewerk + internetbudget
Solliciteer voor deze vacature
