Contract Manager

De afdeling Purchase, IT Contract & Vendor Management bij Ypto is verantwoordelijk voor het beheren van het contractuele en inkoopkader dat de operationele en investeringsbehoeften van het bedrijf ondersteunt.

Hoofdactiviteiten

• Ontwikkelen, onderhouden en versterken van relatiebeheer (contract lifecycle management):

  • Leidt de onderhandelingen over contractuele kwesties met de leveranciers

  • Voert financiële onderhandelingen, in samenwerking met Procurement/Legal

  • Zorgt voor de ontwikkeling van de relatie met de leverancier en faciliteert zijn integratie

  • Treedt op als contractuele tussenpersoon tussen de medewerkers van het bedrijf en de bestaande leverancier

  • zorgt voor tijdige evaluatie van meningsverschillen en accepteert of onderhandelt deze

  • Volgt transacties op (mijlpalen, deliverables, facturatie, enz.)

  • Zorgt voor opname van SLA’s (standaard en meetbaar) in de contracten en op hun sancties

  • Zorgt voor de nodige samenwerking met de interne diensten van de klant

  • Beheert het einde van het contract (goedkeuringsverslagen, enz.) en de eventuele overgang

  • Voert onderhandelingen bij contractuele problemen (bijvoorbeeld audits)

  • Controleert de opstelling van de contractvoorwaarden en ziet toe op de uitvoering ervan

• Toezicht houden op contractuele risico- en financieel beheer:

  • Ontwikkelt best practice-strategieën om leveranciersrisico’s te identificeren, implementeert beheersplannen (ter voorkoming van risico’s) en noodplannen (om op te treden bij risico’s die ondanks de beheersplannen zijn ontstaan)

  • Informeert de afdeling risicobeheer en financiën aan om contractuele vereisten te coördineren

  • Werkt samen met de financiële afdeling om te voldoen aan de globale vereisten inzake financiering en risico’s, zoals omzetherkenning, prijs- en kortingsbeleid, enz.

  • Begrijpt en neemt deel aan financiële engineering en de evaluatie van de economische impact van voorwaarden en opties

• Contractbeheer op zich nemen:

  • Is binnen het contractteam verantwoordelijk voor het beheer van de contractdocumentatie, waaronder het ontvangen en controleren van alle correspondentie met betrekking tot contracten, leverancierscontactfiches, contractwijzigingen, statusrapporten en andere documenten betreffende alle projecten

  • Stelt indien nodig richtlijnen op over contractuele kwesties voor projectmanagers of andere operationele medewerkers, en vult deze eventueel aan met opleidingen voor nieuwe projectmanagers en andere medewerkers over contractprocedures

  • Ontwikkelt en implementeert procedures voor contractbeheer en -administratie in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en implementeert waar nodig de toepasselijke kaders

  • Verschaft indien nodig informatie over het bedrijfsbeleid

  • Ziet erop toe dat het personeel van het bedrijf de vastgestelde procedures en geldende wetgeving naleeft

  • Zorgt ervoor dat ondertekende contracten worden gecommuniceerd aan alle betrokken interne partijen

  • Is verantwoordelijk voor de behandeling van lopende procedures en de implementatie van wijzigingen daarin

Vereisten

• Masterniveau of gelijkwaardig door ervaring

• Relevante beroepservaring van 8-10 jaar

• Goede communicatie- en organisatievaardigheden, ook ten aanzien van hogere niveaus binnen de organisatie

• Integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel

• Ervaring in het onderhandelen van complexe contracten

• Goede algemene kennis van informatica (eindgebruikers-IT, infrastructuur, enz.)

• Kennis van contractmodellen, financiële modellen, budgettering en risicobeheer

• Kennis van relatiebeheer

• Kennis van governance en financiële procedures

• Kennis van wetgeving (overheidsopdrachten)

• Kennis van outsourcingmodellen en het daaraan verbonden risicobeheer

• Kennis van de structuur, interne (werk)procedures en regelgeving van de organisatie

• Kennis van gangbare en bedrijfsspecifieke software

• Integratieperiode van 8 weken

• Kennis van het Frans, Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk)

Ons aanbod

Binnen onze open bedrijfscultuur werk je achter de schermen mee aan de digitale transformatie van NMBS. Je hebt een job met maatschappelijke impact en ruimte voor eigen inbreng. Naast een goede work-life balans en een marktconforme verloning bestaat je pakket uit:

• Mogelijkheid tot telewerk + flexibel uurrooster

• 35 verlofdagen

• Bedrijfswagen + abonnement openbaar vervoer

• Target bonus

• Een uitgebreid verzekeringspakket (aansluiting zonder eigen bijdrage, exclusief ambulante kosten voor gezinsleden);

  • Hospitalisatie en tandzorg voor het hele gezin

  • Ambulante kosten (= medische kosten los van hospitalisatie)

  • Groepsverzekering: aanvullend pensioen, arbeidsongeschiktheid en overlijden (cafetariaplan)

  • Arbeidsongevallen (bovenwettelijk)

• Maaltijd- en ecocheques

• Nettovergoedingen voor telewerk en carwash + internetbudget